Yleinen tietosuojaseloste

Tämä yleinen tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka keräämme, käsittelemme ja luovutamme henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamisen ja palveluiden tuottamisen yhteydessä.

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (jäljempänä ”HSY”, ”me”). HSY vastaa siitä, että henkilötietojanne käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY
Y-tunnus: 2274241-9
Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki

Tietosuojavastaava: Miikka Pekkarinen
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hsy.fi

2 Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään asiakassuhteen perustamisen ja hoitamisen yhteydessä. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

  • olette antaneet meille, kun otatte käyttöön vesi- ja jätehuoltopalveluitamme, olette yhteydessä meihin tai asioitte kanssamme esimerkiksi asiakaspalvelussa tai toimipisteessä, tilaatte uutiskirjeemme tai osallistutte kyselyyn tai tapahtumaan.

Lisäksi voimme saada henkilötietoja

  • muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, kuten kiinteistötietojärjestelmästä, väestötietojärjestelmästä, Suomen Asiakastiedosta tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä ja henkilötietoryhmissä:

  • sopimuksen solmiminen, palveluiden tilaus ja käyttö
    • vesihuollon ja jätehuollon asiakkaiden perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero), asiointikieli, laskutustiedot (laskun saajatiedot ja pankkitiliyhteys)
    • toimitettavan vesihuollon palvelun tiedot sisältäen kiinteistötiedot, liittymälajit, liitoskohtatiedot, kiinteistön veden kulutustiedot ja siihen perustuva vastaanotettava viemäriveden määrä
    • toimitettavan jätehuollon palvelun tiedot sisältäen kerättävät jätelajit ja kiinteistötiedot
    • vesihuollon työtilausten toimittamista varten tarvittavat tiedot kuten kiinteistötiedot, yhteystiedot ja laskutustiedot
    • jätteiden vastaanottopaikalla kerättävät tiedot kuten yhteystiedot, tiedot jäte-eristä ja jätemäärästä, ajoneuvon rekisteritunnus ja laskutustiedot
    • mullan myynnin yhteydessä kerättävät laskutus- ja yhteystiedot sekä toimitusosoite.
  • asiakaspalveluun tulleet yhteydenotot ja puhelutallenteet, ja näihin liittyvät yhteystiedot
  • kirjaamoon saapuneet asiakirjat kuten hakemukset ja niihin liittyvät hakijan ilmoittamat henkilötiedot
  • tapahtumiin, tutkimuksiin, kyselyihin ja kilpailuihin liittyvät tiedot, kuten vastaukset, haastattelut, videot ja valokuvat
  • rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ja niiden perusteella annetut vastaukset
  • kameravalvonta HSY:n hallinnoimilla kiinteistöillä
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamanne suostumuksen perusteella.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn pääkäyttötarkoitus on vesihuollon ja jätehuollon palveluiden tarjoaminen asiakkaalle sekä muiden kuntayhtymän perussopimuksen mukaisten ja lakisääteisten tehtävien toteuttaminen. Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja asiakassuhteen hoitamista varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti asiakkaan ja HSY:n välisen sopimuksen täytäntöönpanoon, HSY:tä velvoittavaan lainsäädäntöön ja rekisteröidyn suostumukseen. Joissakin tilanteissa käsittelyn perusteena voi olla yleistä etua koskeva tehtävä / julkisen vallan käyttäminen tai rekisterinpitäjän / kolmannen oikeutettu etu. (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdat a, b, c, e ja f).

Käsittelemme henkilötietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden toimittaminen asiakkaille

Käsittelemme henkilötietojanne ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamista ja palveluiden toimittamista varten. Tähän kuuluu muun muassa asiakaspalvelu, sopimushallinta, laskutus, hakemusten ja vaatimusten selvittäminen ja muu hallinnollisissa tehtävissä tapahtuva henkilötietojen käyttö.

  1. Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Palveluiden toimittaminen liittyy ensisijaisesti HSY:n lakisääteisiin velvoitteisiin vesihuollon ja jätehuollon palvelujen tuottamisessa ja käsittelemme henkilötietojanne lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi. HSY hoitaa jäsenkuntiensa jätelain (646/2001) mukaisen jätehuollon ja siihen liittyvät toiminnat sekä toimii vesihuoltolaissa (119/2001) tarkoitettuna vesihuoltolaitoksena. HSY:n lakisääteisistä tehtävistä on määritelty lisäksi laissa pääkaupunkiseudun kuntien jätehuoltoa ja joukkoliikennettä koskevasta yhteistoiminnasta (6.11.2009/829).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina tällöin ovat muun muassa HSY:n lakisääteisten jätehuoltopalveluiden järjestäminen, vesihuollosta huolehtiminen toiminta-alueellaan, asiakassuhteiden hoitaminen sekä asiakkaiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Näihin velvollisuuksiin kuuluvat esimerkiksi vesihuoltolaitoksen toiminta-alueella olevan kiinteistön liittäminen laitoksen vesihuoltoverkostoon, vesihuollon liittymis- ja käyttösopimusten tekeminen, jätteen kuljetusten järjestäminen, jätteen käsittely, jätteen vastaanotto ja näihin tehtäviin liittyvä laskutus ja asiakaspalvelu.

  1. Asiakasviestintä ja häiriötiedottaminen

Käsittelemme henkilötietojanne häiriö-, tiedote- ja uutisviestien lähettämiseen sekä näitä koskevien tehtävien hoitamiseen.

  1. Tutkimusten, asiakaskyselyiden, kilpailujen ja tapahtumien järjestäminen

Käsittelemme henkilötietojanne HSY:n järjestämiin tutkimuksiin, kilpailuihin, asiakaskyselyihin ja tapahtumiin liittyen. Tutkimuksista ja kyselyistä saatuja tietoja voidaan käyttää HSY:n palveluiden kehittämiseen tai esimerkiksi neuvonnan ja viestinnän kohdentamiseen ja painopisteiden valintaan (kampanjat).

  1. Muut tarkoitukset

Henkilötietojanne voidaan käyttää myös HSY:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi kiinteistöjen vedenkulutustietoja voidaan käyttää vesihuoltoverkoston hallintaan ja verkostovuotojen selvittämiseen, jolloin tiedot anonymisoidaan. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojanne muihin tarkoituksiin, mikäli olette antaneet suostumuksenne tällaiseen käsittelyyn.

4 Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

HSY voi käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa HSY:n lukuun toimivia sopimuskumppaneita, joille saatetaan siirtää tehtävien kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Vesihuolto- ja jätehuoltopalveluiden toimittaminen sekä muiden HSY:n perussopimuksen mukaisten ja lakisääteisten tehtävien hoito voi edellyttää henkilötietojen luovuttamista HSY:n jäsenkunnille ja yhteistyökumppaneille.

Edellä mainitut sopimus- ja yhteistyötahot saavat käyttää henkilötietoja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on luovutettu.

HSY:n asiakasrekistereihin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa ulkopuolisille henkilöille ja organisaatioille seuraavasti:

  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti,
  • erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa,
  • viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisen tietopyynnön toteuttamiseksi,
  • palautteen tai korvaus- ym. vaatimuksen välittämiseksi niille tahoille, jotka vastaavat palautteeseen liittyvien korjaustöiden tekemisestä tai vaatimuksen käsittelystä,
  • puolesta-asioinnin edellyttämät tiedot puolesta-asiointiin oikeutetulle taholle,
  • tutkimusten toteuttamiseksi lukuumme.

5 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Lähtökohtana on, ettei henkilötietoja siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli kuitenkin siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle sijoittautuneelle yhteistyökumppanillemme, huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja viranomaissuositusten mukaisesti.

6 Rekisteritietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

HSY soveltaa seuraavia säilytysaikaperiaatteita:

  • tilaus-, toimitus-, osto- ja maksutietojasäilytetään soveltuvan lainsäädännön edellyttämä aika,
  • asiakkuuden perustietojasäilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi,
  • palvelukohtaisia tietoja säilytetään palvelukohtaisten periaatteiden mukaan.

Edellä mainittujen säilytysaikaperiaatteiden lisäksi HSY säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti enintään kolme (3) vuotta, ellei pidemmälle säilytysajalle ole asiallista perustetta.

Teidän on hyvä huomioida, että henkilötietojanne voidaan joutua säilyttämään myös edellä mainittua kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö kuten esimerkiksi jätelaki (646/2011), kirjanpitolaki (1336/1997), laki saatavien perinnästä (513/1999), arkistolaki (831/1994) tai HSY:tä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät. Vesihuollon asiakkaiden osalta liittymissopimuksen tiedot ja jätehuollon asiakkaiden osalta jätehuollon tilausvahvistukset säilytetään pysyvästi.

HSY arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta vuosittain, ja poistaa tiedot, joiden säilyttämiselle ei ole perustetta. Lisäksi HSY toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötiedot hävitetään tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiseen ei ole enää perustetta.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Teillä on oikeus saada tieto henkilötietojenne käsittelystä, oikeus tarkistaa itseänne koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Teillä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojenne poistamista. Huomaattehan kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, joita tulee säilyttää kohdan 6 mukaisesti, ei voida poistaa.

Käsitellessämme henkilötietojanne suostumuksen perusteella teillä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamanne suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietojanne, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevan pyynnön voi toimittaa HSY:n verkkosivuilta löytyvällä omien tietojen tarkastusoikeuslomakkeella. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti HSY:n toimipisteellä, täyttämällä tarkastusoikeutta koskevan lomakkeen. Tarvittaessa HSY pyytää teitä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HSY kieltäytyy pyynnön toteuttamisesta ainoastaan laissa säädetyllä perusteella.

Mikäli koette, että henkilötietojenne käsittely ei ole ollut asianmukaista, teillä on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta. 

8 Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaattehan, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme teille asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9 Selosteen muuttaminen

HSY voi tarvittaessa tehdä muutoksia tähän Selosteeseen. Ilmoitamme muutoksista HSY:n verkkosivulla www.hsy.fi, josta löydät viimeisimmän version tästä Selosteesta.

Päivitetty 24.3.2025